Как вести учет в магазине: с чего правильно начать

Вы открываете собственный магазин, уладили все проблемы, договорились с поставщиками, ожидаете поставку товара и тут возникает вопрос – как вести учет товара в маленьком магазине. Ведь желательно грамотно организовывать систему учета сразу, в самом начале торговой деятельности и контролировать бизнес-процессы магазина.

Почему важно правильно организовать учет товаров в магазине

Сегодня многие задаются вопросом о том, почему учет товаров вести так проблематично? Для того, чтобы понять все тонкости, необходимо более детально углубиться в проблему.

Итак, учет товаров в магазине ранее велся вручную, нанятыми на предприятие специалистами. Но, человеческий фактор — это наличие ошибок, в силу большого объема данных, больших перечней товаров с указанием количества, стоимости, размеров и других данных о товаре. Потому, именно человек является главной причиной проблематичного ведения учета товаров.

Еще 10 лет назад требование — вести учет товара в розничном магазине — подходило только крупным торговым сетям.

Сейчас малый бизнес может конкурировать с гигантами индустрии ритейла, если соблюдает грамотную ассортиментную политику:

  • проводит инвентаризацию;
  • не гнушается еженедельным анализом продаж;
  • мониторит тренды;
  • наблюдает за поведением лояльных покупателей и людей с большим размером чеков.

Все это возможно с товароучетной программой, которая подключена к онлайн-кассе (аппарат, согласно закону, должен быть практически у каждого предпринимателя из сферы торговли).

Виды товарного учёте

Зная их, вы лучше поймете как ведется товарный учет. Все виды учета тесно связаны между собой – для каждого нужны данные о продажах, о закупках, об остатках товаров и другие.

Оперативный учет. Ведется для отслеживания работы магазина за короткий период: день, неделю или месяц. Показывает прибыль и текущий денежный баланс, а также фактические остатки товаров, чтобы делать закупки вовремя.

Читайте также:  ЕГРН официальный сайт: узнать собственника недвижимости онлайн

Бухгалтерский учет. Ведение бухучета – это целая наука, и очень важная для бизнеса. Вы видите насколько продуктивно работает магазин, предотвращаете убытки и правильно считаете прибыль.

Если бизнес небольшой, вести бухучет можно и самостоятельно. Еще есть вариант подключить к вашей кассе онлайн-бухгалтерию. Тогда сводить дебет с кредитом и готовить отчеты в налоговую будет программа.

Особенности номенклатуры

Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно. Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу. Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию. Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку. Это также собьет всю систему.

Также, важен порядок во всём, в том числе и с торговым стеллажом. Советуем вам приобрести здесь полочные ценникодержатели по доступным и приятным ценам!

Как вести учёт продаж в магазине вручную

  • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
  • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
  • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
  • Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.
Читайте также:  Как получить выписку из ЕГРН онлайн и офлайн

Какие проблемы решает автоматизированный товароучет

Как вести учет товара в магазине? Без объединения всей номенклатуры в единую информационную базу делать это достаточно сложно. Заполнение книг, товарных карточек, формирование оборотных ведомостей и их постоянная сверка с бухгалтерской отчетностью отнимает кучу времени и приводит к путанице. Это касается любой торговой деятельности, даже если в ассортименте всего пара десятков наименований.

Автоматизация товароучета выводит бизнес на новый уровень и решает следующие задачи:

  • интеграция складских процессов с бухгалтерской программой;
  • быстрое получение информации о товарах из единой базы (на основании «первички», введенной в программу);
  • складской учет: инвентаризация запасов, приемка, перемещение, отпуск, списание и др.;
  • автоматическое оформление и печать ценников со скидками и без (в том числе в торговом зале);
  • контроль сроков годности;
  • отслеживание спроса и планирование закупок;
  • работа с алкогольной продукцией в ЕГАИС;
  • учет товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК».

Если учет автоматизирован, все позиции попадают в базу еще на этапе поставки, а каждое последующее изменение фиксируется в программе. Пользователи всегда в курсе сколько товаров поступило на склад, сколько испортилось, какая часть реализована и когда заказывать следующую партию.

Ссылка на основную публикацию